【生成AI】面倒な議事録作成はAIにお任せ！新人さん必見の効率化テクニック

こんにちは！いつも会議の議事録作成、大変ですよね。「メモを取るのに必死で議論に参加できなかった…」「会議後にまとめるのが億劫…」「結局、作った議事録って読まれてるのかな？」なんて悩んでいませんか？

特に、新人の頃は議事録係を任されることも多く、慣れないうちは本当に大変な作業だと思います。一生懸命メモしても、後で読み返すと何が重要だったか分からなくなったり、要約やタスクの整理に時間がかかったり…。

添付画像の比較を見てみてください。左側（現状）のように、ただ会話をメモして後から見返さない…なんて状況、心当たりありませんか？

でも、もし、その面倒な作業をAIが手伝ってくれたら、どうでしょう？

議事録作成の現状：メモ取りと後処理の繰り返し…

これまでの議事録作成は、こんな感じでしたよね。

会議中はひたすらメモを取る
分からないことは後で聞く（聞きそびれることも…）
会議が終わってから、メモを頼りに清書・要約する
関係者に共有する
（そして、意外と後から見返されない…）

これだと、会議の内容に集中できなかったり、要約やタスク抽出に時間がかかったり、抜け漏れが発生したりすることもあります。

生成AIがあなたの「議事録係」になります！

そこで登場するのが生成AIです！

最近よく聞く「ChatGPT」や「Gemini」などのAIツールを使うと、会議の音声データや文字起こしデータから、自動で議事録を作成してくれるんです。

画像にもあるように、AIを使えば、単なる文字起こしだけじゃなく、

会議内容の要約
決定事項や重要なポイントの抽出
誰が何をやるか（タスク）の整理

といった、これまで手間がかかっていた部分をサポートしてくれます。まるで、優秀なアシスタントが隣にいるみたいですよね！

AIへの具体的なお願い（プロンプト）の例

じゃあ、具体的にどうやってAIにお願い（指示）すればいいのでしょうか？ AIへの指示のことを「プロンプト」と呼びます。いくつか例を見てみましょう。

例1：まずはシンプルに要約をお願いする

以下の会議内容を要約してください。

# 会議内容
（ここに会議の文字起こしテキストを貼り付ける）

例2：要約に加えて、決定事項とタスクも整理してもらう

以下の会議内容を要約し、決定事項と担当者ごとのタスクをリストアップしてください。

# 会議内容
（ここに会議の文字起こしテキストを貼り付ける）

# 出力形式
## 会議の要約
（ここに要約）

## 決定事項
- （決定事項1）
- （決定事項2）

## タスクリスト
- Aさん：〇〇を△△する（期限：XX月XX日）
- Bさん：□□について調査する

例3：特定のフォーマットで出力してもらう

以下の会議録音の文字起こしデータから、下記のフォーマットで議事録を作成してください。特に重要な発言やキーワードも強調してください。

# 会議情報
- 会議名：〇〇プロジェクト定例会議
- 日時：2025年4月17日 14:00-15:00
- 出席者：山田、佐藤、田中

# 文字起こしデータ
（ここに会議の文字起こしテキストを貼り付ける）

# 出力フォーマット
## 1. 決定事項
-

## 2. 主要な議論と発言
- **（重要なキーワードや発言）**：
-

## 3. ネクストアクション（タスク）
- 担当者： ｜ タスク内容： ｜ 期限：
-

## 4. その他特記事項
-

ポイント： AIに「何をしてほしいか」を具体的に伝えることが重要です。「要約して」「タスクを洗い出して」「このフォーマットで」のように、明確な指示（プロンプト）を出しましょう。

AI活用のコツと応用

クリアな音声データを用意する： 当然ですが、元となる音声データがクリアなほど、AIの文字起こしや要約の精度は上がります。可能であれば、専用のICレコーダーやマイクを使うのがおすすめです。
話者を区別できるようにする： 会議の参加者が複数いる場合、誰が話した内容なのか区別できると、タスクの割り当てなどがスムーズになります。文字起こしの段階で話者分離機能を使うか、プロンプトで話者情報を補足すると良いでしょう。
他のツールと組み合わせる： AIが作成した議事録案を、プロジェクト管理ツールやチャットツールに連携させると、タスク管理や情報共有がさらに効率化できます。

AIで議事録作成をするメリット

時間の大幅な節約： メモ取りや清書、要約にかかる時間を大幅に削減できます。
議論への集中： 議事録作成の負担が減ることで、会議の議論そのものに集中できます。
抜け漏れの防止： AIが客観的に内容を処理するため、聞き逃しやメモの抜け漏れを防ぎやすくなります。
迅速な情報共有とアクション： 会議後すぐに整理された議事録やタスクリストを共有でき、次のアクションに素早く移れます。

利用する上での注意点や限界

100%完璧ではない： AIによる文字起こしや要約は、まだ完璧ではありません。専門用語や独特の言い回し、音声品質によっては誤りが生じる可能性があります。必ず最後は人間が内容を確認し、修正するようにしましょう。
機密情報やプライバシー： 会議の内容によっては、機密情報や個人情報が含まれる場合があります。利用するAIツールのセキュリティポリシーを確認し、組織のルールに従って適切に取り扱いましょう。音声データを外部サービスにアップロードする際は特に注意が必要です。
ニュアンスの捉え方： AIは言葉の意味は理解できても、発言の裏にあるニュアンスや感情までは汲み取れないことがあります。重要な意思決定に関わる場面などでは、AIの出力だけに頼らず、人間の判断を重視しましょう。