【生成AI】資料の山から宝探し！AIで必要な情報だけを瞬時に抜粋・要約する技術

「今日の会議の議事録、どこに決定事項が書いてあったかな…？」
「この分厚いレポート、要点だけサッと知りたいんだけど…」
「関係ありそうな資料が多すぎて、どれから読めばいいんだ…」

日々の業務で、こんな風に資料や情報の波に埋もれて、うんざりしてしまうことはありませんか？ビジネスにおいて情報収集は不可欠ですが、必要な情報を探し出し、整理する作業には多くの時間と労力がかかりますよね。

もし、そんな大変な情報収集作業を、AIがあなたの優秀なアシスタントとして手伝ってくれるとしたら、仕事がもっと捗ると思いませんか？

今回は、話題の「生成AI」を活用して、大量の資料の中から必要な情報だけを効率的に「抜粋」し、分かりやすく整理する方法を、生成AI初心者の方にも分かりやすく、隣で説明するようにご紹介します！

資料探し、こんなことで困っていませんか？（現状の課題）

資料を使った情報収集には、多くの人が共通して抱える悩みがあります。

資料が多すぎる！: 報告書、議事録、メール、ウェブページ…目を通さなければならない情報の量が膨大で、読むだけで疲れてしまう。（画像参照：「資料の量が多すぎる」）
探すのに時間がかかる: 必要な情報が資料のどこに書かれているか分からず、ひたすらページをめくったり、スクロールしたり。時間がいくらあっても足りない。（画像参照：「抽出作業に時間がかかる」）
重要な情報を見落とすリスク: 急いでいたり、疲れていたりすると、うっかり大切な箇所を読み飛ばしてしまう可能性があります。（画像参照：「重要な情報を見落とす可能性」「重要な箇所を見逃すリスク」）
整理・共有が面倒: 見つけた情報をメモしたり、コピー＆ペーストしたりしてまとめ、他の人に共有する作業も、地味に手間がかかります。

これらの課題は、業務の遅延や、誤った意思決定にもつながりかねません。

生成AIがあなたの「検索・整理係」に！

そこで頼りになるのが生成AIです！ AIに資料を読み込ませるだけで、まるであなたの専属「検索・整理係」のように、情報収集作業を劇的に効率化してくれます。

生成AIが可能にすること:

必要情報の自動抽出: あなたが探している情報に関するキーワードや質問をAIに伝えるだけで、関連する箇所を資料の中から自動で見つけ出してくれます。（画像参照：「必要情報の自動抽出」）
情報の見落とし防止: 人間の目では見逃してしまいがちな細かい記述も、AIは指定された条件に基づいて網羅的にチェックし、情報の見落としを防ぎます。（画像参照：「情報の見落とし防止」）
効率的な整理と報告: 抽出した情報を、箇条書き、要点まとめ、表形式など、あなたが指定した分かりやすい形式に自動で整理し、提示してくれます。（画像参照：「効率的な整理と報告」）

これにより、「資料を読む」という作業から、「必要な情報を活用する」という本来の目的に、より早く、効率的に移行できるようになります。

AIにお願いしてみよう！情報抜粋の「プロンプト」例

AIに情報抜粋をお願いする際の「プロンプト」例をいくつかご紹介します。お手持ちの資料で試してみてくださいね。

プロンプト例1：会議議事録から決定事項と担当者を抜粋

以下の会議議事録から、「決定事項」とそれぞれの「担当者名」を抜き出して、箇条書きでリストアップしてください。

[ここに議事録のテキストを貼り付け]

プロンプト例2：長文レポートから要点と関連データを抽出

以下の市場調査レポートを読み、主要な結論（3点以内）と、その結論を裏付ける具体的なデータ（数値）を抽出してください。

[レポートのテキストを貼り付けるか、ファイルをアップロード]

プロンプト例3：複数資料から特定テーマに関する情報を比較

添付した3つの製品カタログ（製品A, B, C）から、「バッテリー持続時間」と「防水性能」に関する記述をそれぞれ抜き出し、製品ごとに比較できるように表形式でまとめてください。

[カタログファイルをアップロード、またはテキストを貼り付け]

ポイント： プロンプトでは、「どの資料から」「何を探しているか（具体的なキーワードや質問）」「どんな形式で出力してほしいか（箇条書き、表など）」を明確に伝えることが重要です。画像にあるように「抽出した情報の整理」方法を指定するのも良いでしょう。

AI情報抜粋の精度を上げるコツ

AIによる情報抜粋を、さらに便利で正確にするためのコツをご紹介します。

キーワードや質問は具体的に: 「価格について」よりも「〇〇（製品名）の定価と割引率」、「進捗を教えて」よりも「〇〇プロジェクトの最新の進捗状況と課題点は何ですか？」のように、具体的に指示しましょう。
情報の種類を指定する: 「〇〇に関するメリットとデメリットを抜き出してください」「登場する人名をすべてリストアップして」など、探している情報の「種類」を指定すると、精度が上がることがあります。
出力形式を指定する: 「重要なポイントを3つに絞って要約して」「時系列で整理して」など、希望するアウトプットの形式を明確に伝えることで、後工程の作業が楽になります。
応用編：抽出後の情報をさらに加工: AIに情報を抜粋してもらった後、「上記の抜粋結果を基に、〇〇さんへの報告メールの文案を作成してください」のように、次のアクションにつながる依頼をすることも可能です。
応用編：多言語資料もOK: 英語のレポートや中国語のニュース記事など、外国語の資料からでも、日本語で「〇〇について書かれている部分を日本語で要約して」のように指示すれば、言語の壁を越えて情報収集ができます。

生成AIで情報抜粋・整理をするメリットまとめ

AIを活用して情報抜粋を行うことで、以下のような大きなメリットがあります。

圧倒的な時間短縮: 資料を読む、探す、まとめる時間を大幅に削減できます。
精度向上と見落とし防止: 人間の注意力には限界がありますが、AIは疲れ知らずで、指定された情報を正確に拾い上げます。
迅速な意思決定: 大量の情報の中から本質的な情報を素早く把握できるため、よりスピーディーな意思決定が可能になります。
情報共有の円滑化: 整理された情報は、チーム内での共有や報告資料の作成にも役立ちます。

AI情報抜粋の注意点と限界

非常に便利なAIによる情報抜粋ですが、万能ではありません。利用する上での注意点も理解しておきましょう。

精度は100%ではない: AIは文脈の読み取りを誤ったり、専門用語の解釈を間違えたりすることがあります。特に、ニュアンスが重要な文書や、複雑な構造の文章では注意が必要です。
機密情報の取り扱いに注意: 企業の機密情報や個人情報を含む資料を扱う場合は、利用するAIツールのセキュリティポリシーを確認し、組織のルールに従って慎重に利用してください。安易な入力は情報漏洩のリスクにつながります。
最終確認は必須: AIが抽出・整理した結果は、必ず人間が最終チェックを行いましょう。「本当にこれが重要な情報か？」「解釈は間違っていないか？」といった視点で確認することが不可欠です。AIの出力を鵜呑みにせず、あくまで「下書き」や「アシスタント」として捉えることが大切です。